Tips voor heldere en effectieve communicatie


foto Droom je ook van aangename vergaderingen waar je samen goed werk levert en tevreden naar buiten gaat?

Maar ben je er nog niet helemaal? Als onderstaande symptomen voor jou herkenbaar zijn, kunnen deze tips voor heldere communicatie je helpen.

  • Een hele namiddag overleg, maar geen besluiten.
  • Lange monologen.
  • Op punten terugkomen, nog voor de vergadering voorbij is, of ze de volgende keer weer oprakelen.
  • Dovemansgesprekken.
  • Enkele luide stemmen en veel zwijgers, die pas in de wandelgangen hun idee delen.
  • Mensen die op de laptop beginnen tokkelen omdat het punt niet hun ding is. Anderen die zich daaraan ergeren, maar elkaar er niet op aanspreken.
  • Elkaar onderbreken.
Heldere communicatie is een basisingrediënt voor goede samenwerking. Recent organiseerde een klant een teamsessie waarin ze wilden inzoomen ophun vergaderingen en de onderlinge communicatie. Ik begeleidde het gesprek zodat iedereen aan bod kon komen en bracht ook wat inspiratie in. Samen maakten ze een tipslijst op. Die wilden ze ook ophangen op kantoor zodat ze elkaar kunnen aanspreken op niet helpend gedrag.
Hierbij mijn 10 tips voor heldere communicatie:
  1. Wees echt aanwezig.
    Tussendoor nog een mail lezen, of de volgende vergadering voorbereiden. Nog aan het nadenken over het vorige overleg, of aan het bekomen van de ochtendspits. Het overkomt ons allemaal, maar maakt overleg inefficiënt. Want we pikken in op een woord of uitspraak die voor ons belangrijk is, maar kunnen het niet kaderen, zaken moeten herhaald worden ...
    Het helpt om bij de start even in te checken, mensen tijd te geven om aan te komen, het vorige af te sluiten en te verbinden met de groep en het thema.
    Ook zorgen voor korte pauzes tussen 2 overlegmomenten of in lange werksessies, maken het makkelijker om er echt bij te zijn.

  2. Geef duidelijk een mening (en stel echte verduidelijkingsvragen)
    We horen iets en zien al direct voor- en nadelen. Onze "verduidelijkingsvragen" zijn dan vaak een verpakt pleidooi voor onze visie. En dan beland je makkelijk in een pingpong, waarbij het moeilijk wordt om elkaar te horen. Denk je niet dat ..., zou het kunnen dat ..., heb je ook gedacht aan ...,
    Het is helderder als je dat opsplitst in 2 rondes:
    Echte verduidelijkingsvragen die vertrekken van nieuwsgierigheid: Hoe bedoel je? Kan je over dat punt nog meer uitleg geven? Op welke informatie heb je je hiervoor gebaseerd? Hoeveel gaat dit kosten? Waar zie jij de voordelen? ...
    Duidelijke meningen die de discussie verrijken en kunnen bijdragen aan betere oplossingen en besluiten. Ik vind het een nadeel dat ... Ik denk dat x een goed alternatief is. Ik ben bezorgd dat ...

  3. Hou het kort en bondig, 1 idee per keer
    Een lange uitleg, veel ideeën in 1 keer. Als we hardop nadenken is dat het effect, want onze geest werkt associatief. We doen dat vaak onbewust, maar het is lastig voor de ander. Als lusteraar verliezen we de draad, of weten we niet meer op welk idee of vraag eerst reageren. De informatie gaat dus verloren.
    Het kost meer inspanning om kort en bondig te zijn en je inbreng te beperken tot 1 idee. Het helpt de groep echter wel om met dat idee aan de slag te gaan en maakt daardoor ook het overleg efficiënter
    Help mensen door hen de tijd te geven om even na te denken als je een vraag stelt en vraag om kort en bondig te reageren.

  4. Laat uitspreken.
    We pikken vaak in op vragen of ideeën vooraleer de ander uitgesproken is. Hierdoor verliezen we nuttige informatie wat het belangrijkste zit vaak in het einde van de zin.
    Bovendien leidt het na een tijd tot spanningen of sommige mensen gaan zwijgen waardoor we informatie missen.
    Spreek elkaar er op aan als mensen anderen onderbreken. Geef elkaar het mandaat om dat te doen. Onderbreken gebeurt meestal niet uit slechte wil maar uit grote betrokkenheid.

  5. Spreek vanuit jezelf: IK ...
    • i.p.v. MEN en WIJ
    • ga niet in iemand anders zijn schoenen staan
    Lastige boodschappen brengen vanuit de ik-persoon vragen lef. Ik vind dat we onze aandacht voor kwaliteit aan het verslappen is. Ik wil liever kortere vergaderingen. We verstoppen ons vaak achter men of wij. Of we spreken in de plaats van iemand anders. Pieter heeft nood aan, er zijn er die nood hebben aan ... Daag mensen uit om voor zichzelf te spreken. Je kan vervolgens vragen "Wie herkent dit?". Op die manier weet je waar je als groep aan toe bent en voelt de spreker zich gesteund.

  6. Verbind met wat al gezegd is. Vermijd radiozenden.
    We hebben onze inbreng al klaar nog voor de andere gesproken heeft. Hierdoor schiet het gesprek alle kanten uit. Of je krijgt een dovemans-gesprek waarbij iedereen zijn boodschap in de ether stuurt maar niemand ze echt hoort. Als je voortbouwt op wat de vorige gezegd heeft kan je een punt beter uitdiepen en dan bewust naar het volgende overgaan. Door echt te luisteren en verbinden is het ook makkelijker voor zender en ontvanger om er de aandacht bij te houden.
    Als facilitator kan je daarnaar vragen: Hoe link je jouw inbreng aan wat x gezegd heeft? Zijn er nog mensen die in willen pikken op wat zonet gezegd is, we komen daarna terug op het ander punt.

  7. Spreek concreet i.p.v. te veralgemenen
    "Het is hier altijd hetzelfde." "Wij krijgen nooit de nodige tijd om iets af te werken" "die van de boekhouding doen altijd moeilijk" "Jij bent fantastisch"
    Dit soort algemene uitspraken helpt het team zelden verder. Bij kritiek kan het leiden tot een negatieve sfeer. Als waardering blijft het hol, een concreet compliment leert ons meer over onszelf en hoe de ander naar ons kijkt.
    Waar gaat het echt over? Welke concrete situatie of voorval moet besproken worden of een oplossing krijgen? Welke gedrag vind jij zo helpend voor het team?
    Vraag vriendelijk door. Wat bedoel je? Kan je een voorbeeld geven? Wat is de aanleiding om dat nu te brengen? Wat wil je opgelost zien? ...

  8. Spreek rechtstreeks tot de betrokken persoon
    "Er zijn er in ons team die altijd te laat komen" maar iedereen weet dat het over Jan gaat. Jan, jij komt altijd te laat, dat maakt het voor ons moeilijk om de permanentie te garanderen ...
    Nodig mensen uit om iemand direct aan te spreken, en als ze dat moeilijk vinden, het buiten de vergadering op te nemen met de betrokkenen.

  9. Blijf niet rondcirkelen en dwaal niet af. Neem besluiten.
    Afdwalen doen we allemaal. Ons brein werkt associatief dus we springen van het één op het ander. Dat is ideaal in een brainsto, maar op andere momenten doet het ons focus verliezen.
    Hou je teamleden bij de les. Breng ze terug bij de vraag of het thema. Duiken er andere thema's op die hun aandacht vragen? Je kan die noteren op een parkeerflap, zonder er op in te gaan. Die items kan je later opnemen. Het helpt mensen om hun idee los te laten als het ergens geborgen is.
    Rondcirkelen doen we vaak als we het nog niet eens zijn of niet tot de essentie willen, durven komen. We draaien rond de hete brij. Je kan dit zichtbaar en bespreekbaar maken. We lijken te cirkelen? Hoe komt dat? Wat is er nog nodig?
    Sluit elk punt af met een besluit en actiepunt: hoe gaan we hiermee verder. Als een thema niet rijp is, beslis dan wat er nog moet gebeuren en wie dat tegen wanneer gaat doen.

  10. Spreek zorgvuldig. Maak een onderscheid tussen
    • Feiten en oordelen, interpretatie, invulling
    • Gevoelens en gedachten / gedoelens
    • Behoeften en strategieën
    • Verzoeken en eisen
Tot slot Zijn maar enkele van de deuren naar samen goed werk leveren, met goesting, energie en resultaat. Er ontbreken hier nog ingrediënten maar je moet ergens mee beginnen.

Welk ingrediënt ontbreekt in jouw team of vergadering? Waarin wil je een eerste stap zetten? Hier samen met je team over in gesprek gaan en afspraken maken die echt bij jullie passen werkt het beste.
Wil je daar niet alleen aan beginnen maar je laten begeleiden zodat iedereen ten volle kan deelnemen? Neem dan contact op met mij en we verkennen of ik je kan helpen.



privacyverklaring en disclaimer



logo van Veerle-Geets met in een V vliegende vogels

 home    aanpak    klanten    inspiratie    Veerle    contact 

leidinggevenden en teams begeleiden om samen goed werk te leveren

 leiderschap versterken    samen werken & leren    organisatie-trajecten    sterker in verandering    individuele coaching