Een werkende vergaderaanpak
Droom jij ook van aangename vergaderingen waar je samen goed werk levert en tevreden naar buiten gaat?
Maar ben je er nog niet helemaal?
Als onderstaande symptomen voor jou herkenbaar zijn, kunnen deze tips voor een effectieve en efficiënte vergaderaanpak je helpen.
- Vergaderen zonder een duidelijk agenda.
- Een hele namiddag overleg maar geen besluiten.
- Mensen die op de laptop beginnen tokkelen omdat het punt niet hun ding is.
- Op punten terugkomen nog voor de vergadering voorbij is, of ze de volgende keer weer oprakelen.
- Dovemansgesprekken.
- Nota's die niet gelezen werden, waardoor de hele uitleg toch nog eens herhaald wordt.
- Nota's die je veel te laat krijgt.
- Vage voorstellen.
- Afspraken die de mist in gaan, deadlines die niet gehaald worden.
- Enkele luide stemmen en veel zwijgers die pas in de wandelgangen hun idee delen.
Ga met je team in gesprek over hoe je de vergadering(en) vorm geeft. Lijst eens samen op waar mensen zich aan storen en spreek alternatieven af.
Ik som enkele opties op:
Doe een evaluatierondje na de vergadering:
- Inhoud
- Welke punten hoorden hier thuis + argumenten?
- Welke punten moesten niet op het agenda staan + argumenten? Waar wel?
- Welke punten ontbraken + argumenten?
- Hoe liep het gesprek? Waar zijn we tevreden over? Wat willen we de volgende keer anders? Mogelijke hulpvragen:
- Kwam iedereen aan bod?
- Was er ruimte voor meerdere visies, ook minderheidsstemmen?
- Hebben we besluiten genomen?
- Kon je je aandacht erbij houden?
Maak een duidelijke agenda en vraag aan iedereen inbreng:
- Duidelijke agendapunten en hun finaliteit: besluit, feedback, brainstorm, info, actielijst
- Start met te nemen besluiten, neem vervolgens feedback, doe dan brainstorm (je associeert beter als de controle al wat minder is) en eindig met info en actielijst.
- Realistische, maar niet te brede timing
- Korte nota's per punt + een afspraak over de deadline
Maak een actielijst waarin je met een kleur de voortgang kan aanduiden: bv
- Groen: loopt goed, moet niets over gezegd
- Oranje: loopt achter maar ik los het zelf op en informeer rechtstreeks betrokkenen over de impact, buiten de vergadering
- Rood: ik heb hulp nodig, of het heeft impact op het hele team
Zet alleen op agenda waar het hele team een meerwaarde of rol te spelen heeft, durf delegeren
- Check wie waarover input moet geven en/of beslissen
- Delegeer aan de personen die of specifieke expertise inbrengen, of impact ondervinden van het voorstel
- Laat die mensen onder elkaar aan de slag gaan met een duidelijke opdracht, succescriteria en mandaat (hier bestaan goede sjablonen voor)
- Spreek af of en hoe het hele team betrokken moet zijn en vraag je goed af wat de meerwaarde ervan is
- Vaak zijn het grote eigen engagement voor het geheel en een beperkt vertrouwen in de ander hier struikelblokken, daar kan je mee aan de slag
Beperk welke informatiepunten op een overleg moeten komen.
Check wie welke info nodig heeft en welk kanaal daarvoor geschikt is:
- Wat moet iedereen echt weten? Om er wat mee te doen?
- Wat is fijn om weten, maar mag je ook negeren?
- Hoe kan je de informatiedoorstroming daarop stroomlijnen?
- Hoe zorgen jullie ervoor dat de afspraken regelmatig geactualiseerd worden?
Splits overlegmomenten op
- Infodoorstroming kan je kort houden en rechtop staand doen: bv een korte stand van zaken bij een kanbanbord of actielijst
- Organiseer deeloverleg voor punten die niet het hele team aanbelangen
- Maak apart tijd vrij voor intensieve kennisdeling, intervisie, kennisopbouw: dat vraagt een ander soort energie, tijd en aanpak
- Maak ruimte voor informeel overleg, een gezamenlijke koffiepauze, wekelijks lunchmoment, ... zodat daar tijdens het formele overleg minder behoefte aan is. Beide zijn immers belangrijk.
Verdeel rollen op de vergadering en roteer waar mogelijk en nuttig
- Moderator, agendabeheerder, verslaggever, timekeeper, ondersteuner, ... zijn klassieke rollen waarin je kan doorschuiven
- Schuif je facilitator- of voorzittersrol door als er een punt op het agenda staat waar je zelf veel wil inbrengen
- Er zijn ook andere rollen die je samen kan benoemen, mensen die het mandaat krijgen om aanvullend op alle medewerkers extra zorg te dragen voor het inbrengen van:
efficiëntie: niet in herhaling vallen, afdwalen,...; heldere communicatie;
kritische zin en/of juist waarderende, hoopgevende; voorzichtigheid en/of juist lef, grondigheid en/of goed genoeg voor nu/snelheid, ...
datgene wat weinig bij jullie aanwezig is.
Wees helder over de besluitmethode en kies er een die bij jullie principes en/of het thema past.
Elke besluitmethode heeft zijn voor- en nadelen. Ik heb mijn voorkeuren en die zijn gekleurd door het belang dat ik hecht aan de wijsheid van de minderheid en een gelijkwaardige inbreng van iedereen, zeker van diegenen die rechtstreeks betrokken zijn. Dat is echter niet altijd haalbaar en zinvol. In alle gevallen is het wel zinvol om daar transparant over te zijn: vraag je vrijblijvende feedback, bindend advies of ga je samen besluiten. En hoe ga je besluiten?
Tot slot
- Helderheid over opdracht, doelen en principes
- Effectieve en efficiënt evergaderaanpak
- Heldere communicatie
- Verantwoordelijkheid opnemen
Er ontbreken hier nog veel ingrediënten maar je moet ergens mee beginnen.
Welk ingrediënt mist er in jouw team of vergadering? Waarin wil je een eerste stap zetten? Als je samen met je team tot betere vergaderafspraken kan komen, krijg je afspraken op jullie maat waar meer engagement voor is. Lukt het toch nog niet? Reden te meer om verder te kijken.
Wil je daar niet alleen aan beginnen maar je laten begeleiden zodat iedereen ten volle mee in het gesprek kan gaan? Neem dan contact op met mij en we verkennen of ik je kan helpen.
 | Veerle Geets |
| veerle@veerle-geets.be | |
| 0495 741 934 | |
 |
privacyverklaring en disclaimer
